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Informa­tionen für Hinweis­geber

Hinweisgeberschutzgesetz

Willkommen auf unserem
Informations­portal zur internen Meldestelle

Ihr Arbeitgeber oder eine andere mit Ihnen in Verbindung stehende Stelle hat Ihnen die Meldestelle mit einer Telefonnummer und Emailadresse zur Verfügung gestellt. Gesetzes- und regelkonformes Verhalten hat für ihn Priorität. Von potentiellen Fehlverhalten möchte er erfahren um es abstellen zu können.

Über die angegebenen Kontaktdaten erreichen Sie die Rechtsanwaltskanzlei KSP, die Ihre Hinweise unabhängig und vertraulich aufnehmen wird. Alle KSP Mitarbeiter unterliegen der anwaltschaftlichen Verschwiegenheitspflicht. Hinweise auf Verstöße können zum Beispiel Umweltverschmutzung, Korruption, Untreue, Betrug, Wettbewerbs- oder Steuerdelikte, aber auch Menschenrechtsverletzungen oder sexuelle Belästigung sein.

Die KSP Rechtsanwälte bearbeiten und beurteilen jeden der eingehenden Hinweise sorgfältig. Das Hinweisgeberschutzgesetzt (HinSchG) wird in allen Aspekten berücksichtigt.

Sie sind aber auch auf Ihre Mithilfe angewiesen. Bitte beschreiben Sie den Sachverhalt so konkret wie möglich und ergänzen Sie um welche Organisationseinheit / Unternehmen es sich handelt. Eine Orientierung können die W-Fragen bieten:

  • Was ist genau passiert?

  • Warum schließen Sie bei dem Sachverhalt auf einen Verstoß?

  • Wann und wo haben Sie die Beobachtung gemacht?

  • Wer hat den potentiellen Verstoß begangen?

  • Wie könnte der Verstoß belegt werden?

Basierend auf Ihren Informationen wird dann eine Zusammenfassung angefertigt und dem betreffenden KSP Mandaten zur Verfügung gestellt. Dabei wird die Identität des Hinweisgebers nicht preisgegeben. Die Zusammenfassung wird anonym und ohne persönliche Informationen verfasst. Ausnahmen hiervon gibt es lediglich nach Ihrer expliziten Zustimmung.

Der Film erläutert den
Prozess der internen Meldestelle

 

Datenschutz
- so verarbeiten wir Ihre Daten

Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzhinweise und richten sich bei internen Anfragen an den Ansprechpartner, des jeweiligen Unternehmens.

Datenschutz­erklärung

Mit diesen Hinweisen möchten wir Sie darüber informieren, wie wir personenbezogene Daten, wenn und soweit uns solche im Rahmen des Hinweisgebersystems zur Verfügung gestellt werden, verarbeiten, d.h. insbesondere erheben, nutzen, speichern und übermitteln.

Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben zu Vertraulichkeit und Datenschutz, wie sie sich insbesondere aus dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und weiteren rechtlichen Regelungen ergeben.

 

Verantwortliche Stellen

Für die Einrichtung der Meldestelle nach § 12 HinSchG hat die Stelle, bei der die hinweisgebende Person beschäftigt ist (Beschäftigungsgeber) eine Rechtsanwaltskanzlei als Dritten mit einem Teil der Aufgaben der internen Meldestelle betraut (§ 14 Abs. 1 S. 1 letzte Var. HinSchG).

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen dieses Hinweisgebersystems ist zum einen der Beschäftigungsgeber.

Daneben ist die Rechtsanwaltskanzlei, welche die Hinweise für den vorbezeichneten Beschäftigungsgeber entgegennimmt, für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle:

KSP Kanzlei Dr. Seegers, Dr. Frankenheim Rechtsanwaltsgesellschaft mbH,

Kaiser-Wilhelm-Straße 40, 20355 Hamburg,

Allgemeiner Kontakt: Tel: 040-45065-0; E-Mail: Info@ksp.de

(i.F. KSP).

Den Datenschutzbeauftragten von KSP erreichen Sie ebenfalls unter vorstehender Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ sowie unter datenschutz@ksp.de.

Bitte beachten Sie: Für die Entgegennahme von Hinweisen im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes hat KSP gesonderte Meldekanäle geschaffen. Bitte nutzen Sie diese für die Abgabe von Hinweisen.

 

Kategorien personenbezogener Daten und betroffener Personen

Ob und welche personenbezogenen Daten die hinweisgebende Person mitteilen möchte, entscheidet diese selbst. Es besteht keine Verpflichtung zur Angabe personenbezogener Daten. Von etwaigen Angaben oder ggf. gemäß HinSchG einzuleitenden Folgemaßnahmen betroffen können sowohl personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person sein als auch Daten der vom Hinweis betroffenen Person(en); darüber hinaus ggf. weitere Personen, die im Zusammenhang mit dem Hinweis in identifizierbarer Weise bezeichnet werden.

Möglich ist eine Verarbeitung insbesondere folgender personenbezogener Daten(kategorien):

  • der Name der hinweisgebenden Person, sofern sie diesen offenlegen möchte;
  • die Kontaktdaten der hinweisgebenden Person, sofern sie diese offenlegen möchte;
  • der Umstand, dass und wann – ggf.: von welcher hinweisgebenden Person – eine Meldung an die Meldestelle getätigt wurde;
  • die Angabe, ob die hinweisgebende Person bei der Stelle, bzgl. der sie die Meldung abgibt (Beschäftigungsgeber), beschäftigt ist oder in welcher sonstigen Beziehung sie ggf. sonst zum Beschäftigungsgeber steht,
  • der Inhalt der Meldung einschließlich etwaiger in der Meldung genannter Namen und weiteren personenbezogenen Daten zu den in der Meldung erwähnten Personen, wie z.B. deren Beschäftigtenstatus oder sonstige Beziehung zum Beschäftigungsgeber, die gemeldeten Verdachtsmomente und die Umstände, aufgrund derer die Personen im Zusammenhang mit der Meldung nach den Angaben der hinweisgebenden Person relevant sind.

 

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der im Rahmen des Hinweisgebersystems mitgeteilten personenbezogenen Daten durch den Beschäftigungsgeber und KSP erfolgt zur Ermöglichung der Meldung und Offenlegung von Informationen über die in § 2 des HinSchG genannten Verstöße und damit der Beschäftigungsgeber seinen sich aus dem HinSchG ergebenden Pflichten nachkommen kann, insbesondere der Pflicht, eine entsprechende Meldestelle einzurichten (§§ 12 ff. HinSchG), die Hinweise einschließlich etwaiger darin enthaltener personenbezogener Daten entgegenzunehmen und die weiter erforderlichen Maßnahmen einzuleiten (§§ 17 f. HinSchG).

Mit einem Teil dieser Aufgaben hat der Beschäftigungsgeber KSP als Dritten gem. § 14 Abs. 1 S. 1 letzte Var. HinSchG betraut.

Die Verarbeitung der mitgeteilten personenbezogenen Daten durch den Beschäftigungsgeber und KSP als betrauten Dritten erfolgt somit zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und damit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO. Der Beschäftigungsgeber hat ein berechtigtes Interesse daran, sich zur Erfüllung seiner Pflichten der Hilfe eines Dritten zu bedienen, wie es in § 14 Abs. 1 HinSchG vorgesehen ist. Daneben hat der Beschäftigungsgeber ein berechtigtes Interesse an der Verhütung und Verfolgung von etwaigen innerhalb des Unternehmens erfolgenden Verstößen, welches ebenfalls durch den – unter Einsatz von KSP als Dritten erfolgenden – Betrieb der Meldestelle bedient wird. Die entsprechende Datenverarbeitung durch den Beschäftigungsgeber und KSP kann damit auch auf Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO gestützt werden.

Daneben erfolgt die Datenverarbeitung, sofern sie im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses erfolgt und erforderlich ist, auf Grundlage von § 26 BDSG.

Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies ebenfalls nur, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt. Hierfür kommt insbesondere in Betracht

  • im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen § 26 Abs. 3 BDSG,
  • 22 Abs. 1 Nr. 1 BDSG bei Erforderlichkeit im Zusammenhang mit Rechten und Pflichten aus dem Bereich der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes,
  • Nach Art. 9 DSGVO, wenn die dortigen Voraussetzungen erfüllt sind, z.B. die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (lit. f).

 

Speicherung personenbezogener Daten

Die Daten aller eingehenden Meldungen werden in Übereinstimmung mit § 11 HinSchG in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots gespeichert. Die Dokumentation wird zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Weitere Hinweise zur Dokumentation:

Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.

Erfolgt die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft gemäß § 16 Abs. 3 oder § 27 Abs. 3 HinSchG, darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung kann durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person erstelltes Wortprotokoll der Zusammenkunft erfolgen.

Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so ist sie zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.

 

Empfänger

Die internen Meldestellen haben gem. § 8 HinSchG die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

  • der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
  • der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
  • der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Die Identität der in Satz 1 genannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstutzenden Personen bekannt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Meldestelle für die eingehende Meldung zuständig ist.

Nach § 9 HinSchG bestehen aber Ausnahmen von der Vertraulichkeit.

So besteht kein Vertraulichkeitsschutz bzgl. der Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzliche oder grob fahrlässig unrichtige Informationen meldet (Abs. 1).

Daneben dürfen gem. § 9 Abs. 2 HinSchG Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person erlauben, an die zuständige Stelle in den aufgeführten Fällen unter den dort genannten Voraussetzungen weitergegeben werden, insb. in Straf- und Bußgeldverfahren auf Verlangen bzw. Anordnung der zuständigen Behörde.

Die Absätze 3 und 4 des § 9 HinSchG sehen weitere Fälle vor, in denen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstande, die Ruckschlusse auf die Identität dieser Person erlauben, weitergegeben werden dürfen.

Ferner kann unter Umständen die von dem Hinweis betroffene Person nach Art. 14 DSGVO von der sie betreffenden Datenverarbeitung zu informieren oder gem. Art. 15 DSGVO zu beauskunften sein. Eine entsprechende Information oder Auskunft erfolgt nur, wenn und soweit der Mitteilung keine Pflichten zur Geheimhaltung (mehr) entgegenstehen. Die Identität der hinweisgebenden Person ist dabei grds. – vorbehaltlich des Eingreifens eines Ausnahmetatbestandes – von der Vertraulichkeit umfasst.

Eine Weitergabe von Daten in Drittländer ist nicht beabsichtigt, ebensowenig eine Verwendung von Daten zu einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder anderweitig erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

 

Betroffenenrechte

Die DSGVO sieht insb. in den Artt. 15 ff. DSGVO verschiedene Rechte unter den dort jeweils genannten Voraussetzungen vor.

  • Nach Art. 15 DSGVO besteht ein Recht der betroffenen Person auf Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten.
  • 16 DSGVO sieht ein Recht auf Berichtigung vor.
  • Aus Art. 17 DSGVO ergibt sich in den dortigen Fällen ein Recht auf Löschung.
  • 18 DSGVO gibt in bestimmten Fällen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
  • In Art. 20 DSGVO ist das Recht auf Datenübertragbarkeit geregelt.

Ferner besteht nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen Datenverarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO beruhen.

Der betroffenen Person steht zudem gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die sie betreffende Datenverarbeitung nicht rechtmäßig erfolgt. Zuständig ist insb. die Aufsichtsbehörde am Sitz des Verantwortlichen sowie jede Aufsichtsbehörde am Wohnsitz der betroffenen Person.