Der Einfluss von Compliance ist weiter auf dem Vormarsch. Die Beherrschung der Anforderungen entwickelt sich zu einem Erfolgsfaktor von Unternehmen. Wie beurteilen Sie die Entwicklung?

Lange war Compliance, definiert als Maßnahmen zur Vermeidung von Verstößen gegen Gesetze, nur ein Thema für die Finanzindustrie und börsennotierte Unternehmen. Durch den kritischeren Kunden, Investoren und nicht zuletzt die europäische Gesetzgebung (z.B. EU-Whistleblower-Richtlinie) sind die Anforderungen jetzt sogar bei KMU, also Unternehmen mit „nur“ 50 Mitarbeitern angekommen.

Für diese betroffenen Unternehmen wird es darauf ankommen die Anforderungen nach dem Minimalprinzip mit möglichst geringem Ressourcenaufwand erfüllen zu können. Wir, als Partner des Mittelstands, werden Unternehmen mit entsprechenden Angeboten unterstützen.

Wie sehen diese Angebote aus? Und, wie kann KSP ihre Stärken in der effizienten Bearbeitung von Mengenverfahren einbringen.

Um die Unternehmen bestmöglich – auch mit unserer Mengenexpertise - unterstützen zu können, bauen wir einen eigenen Geschäftsbereich „Compliance as a Service“ auf. Dabei umfassen unsere Services nicht die klassische rechtliche Beratung zu Compliance-Themen, sondern die Beherrschbarkeit der resultierenden Anforderungen.

Können Sie dies bitte weiter ausführen?

Am Anfang aller Compliance-Bemühungen steht immer der Aufbau einer Methodik und eines Prozesses. Dies nehmen wir den Mandaten ab. Wir skalieren die Anforderungen für unsere Mandanten und wenden sie auf deren Transaktionen an. Durch den Einsatz von Technologie unter dem Dach einer Rechtsanwaltskanzlei bieten wir so absolute Rechtskonformität bei optimaler Preiseffizienz. Ziel ist immer bei besserer Qualität unter den Kosten des Inhouse-Betriebs zu bleiben. Zielgruppe sind dabei insbesondere mittelständische Unternehmen ohne breite Personaldecke in nicht operativen Bereichen. Also ohne den umgangssprachlichen Wasserkopf.

Zwei Gesetze werfen ihren Schatten voraus: Das Hinweisgeberschutzgesetz und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Um was geht es hier genau und was sind die besonderen Anforderungen an Unternehmen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtline. In der praktischen Umsetzung fordert es von jedem Unternehmen ab 50 Mitarbeitern die Einrichtung einer internen Meldestelle. Der Betrieb dieser ist durch das Gesetz und den Datenschutz (DSGVO) sehr formalisiert und birgt arbeitsrechtliche Risiken, z.B. im Fall fehlender Unabhängigkeit der mit der Meldestelle beauftragten Mitarbeiter. Wir können jedoch den Betrieb der internen Meldestelle übernehmen und so die formalen Anforderungen einhalten, rechtliche Risiken reduzieren und für mehr Effizienz (Preis) und Effektivität (Aufklärungsquote) sorgen.

Können Sie die arbeitsrechtlichen Risiken einmal näher beschreiben?

Intention des Gesetzes ist es die Hinweisgeber vor Repressalien aufgrund ihrer Meldung zu schützen. Gemäß dem aktuellen Stand des Gesetzes gibt es sogar einen Schadensersatzanspruch auch bei nicht monetären Schäden. Für die Arbeitgeber wird die Abwehr solcher Ansprüche durch die Beweislastumkehr erschwert. Hiernach muss das Unternehmen nachweisen, dass die potentiell benachteiligende Maßnahme (z.B. unterbliebene Gehaltserhöhung) in keinem Zusammenhang mit der Abgabe des Hinweises steht. Insbesondere kleinere Unternehmen, in denen die Meldestelle oft in der Personalabteilung angesiedelt ist, wird dies vor große Herausforderungen stellen.

Wie sollen insbesondere kleinere Unternehmen bei vielleicht sogar bewusst nicht anonymer Meldung nachweisen, dass Meldung und arbeitsrechtliche Maßnahme vollkommen getrennt voneinander betrachtet und bearbeitet wurden?

Auch hier kann das Outsourcing der internen Meldestelle hilfreich sein. Die beauftragte Stelle hat Kontakt mit dem Hinweisgeber, kennt vermutlich sogar seinen Namen, aber leitet den Sachverhalt anonymisiert zur Entscheidung weiter. Auch bei kleinen Organisationseinheiten, in denen beide Themen über einen Schreibtisch laufen, kann so die Trennung aufgezeigt werden.

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz hat ja eine andere Schlagrichtung. Um was geht es hier genau?

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (kurz LkSG) wurde geschaffen um die Verantwortlichkeit deutscher Unternehmen für Menschenrechte und den Umweltschutz in den internationalen Lieferketten zu erhöhen. Seit Anfang des Jahres gilt es für Unternehmen ab 3000 und ab nächstem Jahr ab 1000 Mitarbeitern. In Brüssel verhandelt man aktuell aber eine Richtlinie die den Anwendungsbereich auf eine Unternehmensgröße von bis auf 250 Mitarbeitern absenken könnte.

Wie kann hier KSP den betroffenen Unternehmen mit Angeboten helfen?

Das LkSG enthält verschiedene Sorgfaltspflichten. Hier bietet sich das Outsourcing einzelner Elemente oder auch ein End-To-End Service an. Im Rahmen der Übernahme einzelner Pflichten bietet unsere Mengenexpertise zum Beispiel die Beschwerdestelle oder die Risikoanalyse und -nachverfolgung, wenn es zum Beispiel um die Abarbeitung eingehender Meldungen oder das Einholen und die Prüfung tausender Lieferantenbestätigungen geht, an.

Für weitergehende Informationen zum HinSchG als auch zum LkSG können Mandanten gerne Kristin Peitz ansprechen.